At starte en indsamling som ny organisation kan hurtigt føles som at træde ind i en jungle af regler og krav. Sociale medier og betalingsapps gør det nemt at nå ud til mange mennesker, men så kommer lovgivningen om persondata og hvidvaskning lige og minder om, at det ikke er helt så simpelt.
Derfor har vi lavet denne simple og overskuelige guide til dig, der skal samle ind for første gang og gerne vil komme godt fra start uden at snuble i reglerne.
Tip: Vi anbefaler at offentliggøre bestyrelse, vedtægter og regnskab på din hjemmeside. Hvis din forening er så ny, at I ikke har aflagt regnskab endnu, skriv da det – og opdater siden med regnskab, når det er aflagt.
1. Opret en indsamlingskonto
Det første du skal gøre er at oprette en dedikeret konto, som kun bruges til indsamlingen. Det er et lovkrav fra Indsamlingsnævnet og en vigtig del af at sikre gennemsigtighed omkring håndteringen af midler.
Kontakt derfor jeres bank, få kontoen oprettet, og sørg for, at den er klar til brug i ansøgningen om indsamlingstilladelse.
2. Få tilladelsen i hus
Inden du kan starte din indsamling, skal Indsamlingsnævnet godkende den. Det gælder for alle offentlige indsamlinger, og jeres indsamling anses som offentlig, hvis I ikke har en personlig relation til alle, I samler ind hos. Er du i tvivl? Læs mere hos Indsamlingsnævnet.
Du skal søge om tilladelse til jeres indsamling senest to uger inden indsamlingens start. Hvis du ønsker at tage imod kortbetalinger, skal du først have indsamlingstilladelsen på plads, da den er nødvendig for at få en indløsningaftale. Det er derfor en god idé at søge om godkendelse i god tid.
Først når Indsamlingsnævnet har godkendt jeres ansøgning, kan I lovligt starte indsamlingen.
Vær desuden opmærksom på, at du skal betale et gebyr, når du indsender ansøgningen. Du kan finder blanketter og vejledning på Indsamlingsnævnets hjemmeside.
3. Bliv klar til at tage imod betalinger
Hvordan vil du gerne modtage donationer? Det er en vigtig beslutning, for de rette betalingsmidler kan gøre en kæmpe forskel for, hvor nemt det er at støtte din sag. Der er flere muligheder at vælge mellem, og her er nogle af de mest populære:
Tænk på jeres målgruppe, økonomi og størrelsen og frekvensen af de bidrag, I forventer at modtage.
Ansøg de rigtige steder i god tid – I kan først komme i gang, når I har de relevante godkendelser og dokumenter på plads.
Hos OnlineFundraising har vi specialiseret os i digitale betalinger. Tag endelig kontakt, vi står klar til at vejlede og hjælpe med det tekniske.
4. Gør klar til at håndtere persondata
Når I begynder at samle oplysninger fra jeres givere og medlemmer, er det tid til at få styr på GDPR-lovgivningen – også kendt som databeskyttelsesforordningen.
GDPR er EU’s regler for databeskyttelse, og den handler i bund og grund om at beskytte folks ret til privatliv. Det betyder, at I skal håndtere persondata på en sikker og forsvarlig måde – og det er en vigtig del af tilliden mellem jer og jeres støttere.
Hvilke personoplysninger behandler I?
Typisk vil det være navn, adresse, e-mail og måske betalingsoplysninger. Disse oplysninger skal opbevares sikkert, så de ikke falder i de forkerte hænder. Det er også jeres ansvar at sørge for, at oplysningerne bliver slettet, når de ikke længere er nødvendige, eller hvis jeres giver beder om det.
Hvordan opbevarer I oplysningerne?
Sørg for, at oplysningerne opbevares sikkert og kun bruges til de formål, I har angivet. Desuden er det en god idé at have en klar privatlivspolitik, der forklarer, hvordan I håndterer personoplysninger. Denne politik kan I linke til på jeres hjemmeside, så det er nemt for jeres givere at forstå, hvordan deres data bliver behandlet.
Bruger I eksterne systemer?
Hvis I bruger et eksternt system, som fx OnlineFundraising, til at håndtere jeres data, skal I have en databehandleraftale. Denne aftale sikrer, at jeres databehandler også overholder GDPR-reglerne og passer på dataene lige så godt som jer.
Husk: GDPR-lovgivningen handler ikke om at gøre livet surt for jer, men om at beskytte jeres støttere – og det skaber tillid. Jo mere gennemsigtige I er om, hvordan I håndterer data, jo mere trygge vil jeres givere føle sig ved at støtte jer.
5. Gå i gang med at samle ind
Når I har fået registreret og godkendt jeres indsamling hos Indsamlingsnævnet, fået betalingskanalerne og det tekniske på plads, er I klar til at gå i gang med at samle ind.
Vi ved, at det kan virke som en stor mundfuld at komme i gang med jeres første indsamling, men I har nu alle de vigtigste trin på plads. Når først formaliteterne er klaret, kan I fokusere på det, der virkelig tæller: at få folk med på jeres sag og gøre en forskel.
Har I brug for hjælp undervejs? Så tøv ikke med at kontakte os. Vi står altid klar til at hjælpe jer med teknisk vejledning og gode råd. Rigtig meget held og lykke!
Nyttige links
- Indsamlingsnævnets retningslinjer for god indsamlingsskik
- På Indsamlingsorganisationernes Brancheorganisations hjemmeside finder I nyheder og vejledninger om indsamlingsetik og lovgivning mm.
- Datatilsynet: GDPR for foreninger
- Justitsministeriets vejledning til foreninger om databeskyttelse
- Privacykompasset lader jer teste jeres datahåndtering og få overblik over, hvad I skal gøre
Vil du have nyheder, inspiration og viden om digital fundraising direkte i din indbakke? 
